MENGUPAS MYOB
MYOB adalah Software Manajemen untuk perusahaan skala kecil menengah yang menawarkan bermacam features yang bertujuan untuk memantau kinerja perusahaan. Tulisan berikut bertujuan untuk memberikan gambaran secara singkat bagaimana pengelolaan bisnis dengan mempergunakan produk software MYOB. Dalam pembahasannya, saya tidak akan membandingkannya dengan produk yang lain, namun akan lebih mengupas feature apa yang ada di dalam software MYOB dan feature apa yang tidak ada di dalam software tersebut. Dengan demikian diharapkan calon pengguna akan memperoleh gambaran kecocokan software MYOB apabila akan diterapkan dan diimplementasikan untuk membantu pengelolaan bisnis.
JENIS PRODUK MYOB awalnya dikembangkan dan berasal dari Australia dan pada saat ini telah dipasarkan ke berbagai wilayah di dunia. MYOB untuk wilayah Asia berpusat di Malaysia dan melayani pasar Indonesia, Singapura, Philipina maupun Srilangka. Beberapa produk release terakhir yang dijual untuk wilayah Asia yang dapat digunakan untuk pengguna di Indonesia antara adalah:
1. MYOB Business Basic
2. MYOB Accounting versi 17
3. MYOB Premier versi 11
4. MYOB Retail Manager versi 7
Point 1,2 dan 3 merupakan software MYOB untuk pengelolaan administrasi backend, sedangkan point 4 digunakan untuk pengelolaan front end retail seperti toko, supermarket dan sejenisnya. Perbedaan utama features antar produk dapat digambarkan sebagai berikut: No Main Feature Business Basic Accounting 17 Premier 11 Retail Manager 1 Multi Currencies No No Yes No 2 Multi Warehouse No No Yes No 3 Multi Users No No Yes No 4 Retail Activities No No No Yes Dengan demikian sebelum memutuskan untuk membeli produk MYOB, pahamilah kebutuhan anda terlebih dahulu; apakah transaksi anda akan berkaitan dengan mata uang asing?, apakah anda akan menggunakan MYOB secara bersama-sama pada saat yang bersamaan? Apakah anda memerlukan pengelolaan item persediaan?. Dengan demikian diharapkan investasi pembelian software MYOB yang anda keluarkan tidaklah sia-sia. Pertimbangan utama adalah cost and benefit, artinya kenapa anda harus mengeluarkan investasi untuk membeli MYOB Retail Manager apabila bisnis anda hanya terkait dengan kegiatan jasa. MODULE MYOB Sebagai alat bantu pengelolaan bisnis MYOB memiliki feature yang dapat digunakan, gambaran secara singkat Modul yang dimiliki MYOB adalah sebagai berikut Account Modul ini digunakan untuk pengelolaan account-account perusahaan baik account rugi/laba maupun account neraca, pencatatan journal umum transaksi, dan pengelolaan budget perusahaan. . Banking Modul banking digunakan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan yang tidak terkait dengan kegiatan pembelian dan penjualan. Contoh transaksi yang dibukukan melalui modul ini adalah pembayaran biaya listrik, biaya telepon, pembayaran uang kebersihan dan lainnya. Transaksi ini tidak terkait dengan kegiatan pembelian maupun penjualan. Disamping penggunaan di atas, di dalam module banking terdapat feature untuk pengelolaan rekonsiliasi bank serta feature bank register dan berisikan informasi mengenai penerimaan dan peneluaran bank yang dicatat oleh perusahaan. Sales Modul ini digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan. Penjualan perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik penjualan yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order Penjualan (Sales Order) maupun Penagihannya. Atas transaksi Penagihan, lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain piutang atas penjualan yang dilakukan. Time Billing Modul ini digunakan untuk mengelola kegiatan penjualan yang berkaitan dengan waktu. Contoh kegiatan yang bisa dikelola di dalam module ini antara lain adalah kegiatan seorang pengacara yang melakukan penagihan kepada client berdasarkan jam kerja yang dilakukannya, Pembelian Modul ini digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan pembelian yang dilakukan perusahaan. Pembelian perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik pembelian yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order pembelian (Purchase Order), penerimaan barang maupun Penagihannya. Atas transaksi Penagihan, lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain hutang atas penjualan yang dilakukan. Persediaan Modul persediaan digunakan untuk mengelola informasi mengenai item persediaan seperti jenis barang, informasi pembeliannya, informasi penjualannya, informasi asal barang (apabila barang tersebut merupakan barang rakitan) serta informasi lainnya yang berkaitan dengan persediaan. Module ini dapat digunakan pula untuk mengelola perpindahan persediaan (barang dagangan) dari lokasi yang satu ke lokasi yang lainnya. Fungsi lain yang ada di dalam module ini adalah pengelolaan perakitan barang dan datadata yang diperlukan untuk perhitungan fisik barang. Metode penilaian yang digunakan di dalam software MYOB adalah metode ”rata-rata tertimbang”. Card File Card file digunakan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan seperti Supplier, Vendor, Karyawan maupun personal. Kartu-kartu ini akan terkait dan dapat dihubungan dengan penggunaan modul-modul lainnya di dalam MYOB. Contohnya; transaksi pembelian dilakukan kepada supplier A; dan informasi tentang Supplier A tersebut dikelola di dalam card file. LAPORAN Di dalam MYOB tersedia bermacam-macam laporan standar yang dapat digunakan untuk memantau kinerja perusahaan. Beberapa contoh laporan yang ada antara lain adalah: 1. Balance Sheet multi period; dimana akan ditampilkan laporan neraca untuk beberapa periode yang dipilih, dengan demikian dapat dilihat perubahan kinerja dari waktu ke waktu untuk keperluan analisis. 2. Sales Summary; laporan ini akan menampilkan gambaran penjualan yang dicapai oleh perusahaan untuk periode waktu yang dipilih; siapa customer yang dilayani oleh perusahaandimana dapat digunakandan Closed Invoice; berapa nilai invoice yang dibuat dan bagaimana status terakhirnya, apakah sudah closed ataukah masih dalam posisi terbuka. Disamping contoh report yang ada di atas, MYOB memiliki +/-200 laporan standar yang dapat digunakan untuk menilai kinerja bisnis dan dapat dengan mudah digunakan.
KELEBIHAN MYOB
1. Easy of use; MYOB menawarkan kemudahan dalam penggunaannya, artinya pengguna dapat mempergunakan MYOB walaupun yang bersangkutan tidak memiliki latar belakang pembukuan sama sekali. Kuncinya adalah setup dan implementasi yang baik. Hal tersulit dan yang paling penting dalam penerapan MYOB adalah pada saat proses setup, dimana proses bisnis yang ada di dalam perusahaan di otomatisasi dengan mempergunakan alat bantu MYOB, sehingga dalam pelaksanaan kesehariannya, pengguna hanya mengikuti proses bisnis yang telah disusun sebelumnya.
2. Accounting Power; Software MYOB telah cukup lama dikembangkan dan secara berkesinambungan mengeluarkan perbaikan release. Sehingga pengelolaan informasi dengan menggunakan software MYOB cukup dapat diandalkan. Sepanjang setup yang dilakukan telah dilakukan dengan baik dan benar, MYOB dapat mengeluarkan laporan yang dapat diandalkan.
3. Feature Job dan Category yang dapat digunakan untuk pengelolaan proyek serta departmentalisasi, sehingga dapat diperoleh laporan manajemen per proyek maupun per departmen yang berguna bagi manajemen untuk mengetahui kinerja dan sebagai dasar langkah perbaikan yang harus dilakukan.
4. Proses instalasi dan maintenance yang murah. Instalasi MYOB dapat dilakukan dengan mudah dan biasanya tidak dipungut biaya maintenance tahunan, artinya walaupun release terbaru telah dikeluarkan oleh MYOB, para pengguna release sebelumnya tetap masih dapat menggunakannya, dan apabila diperlukan bisa dilakukan pembelian upgrade dengan harga yang relatif lebih murah dibandingkan dengan pembelian baru.
5. Tenaga kerja yang mengetahui dan paham atau setidaknya mengetahui MYOB cukup banyak ditemui di pasar. Telah banyak berkembang lembaga pendidikan baik lembaga kursus maupun lembaga pendidikan tingkat universitas yang mengajarkan software MYOB sebagai bagian dari pelajaran Accounting.
6. Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan, artinya dalam kurun 3 tahun manajemen masih dapat melihat transaksi selama 3 tahun kebelakang tanpa perlu melakukan proses tutup buku.
7. Nilai investasi yang relatif murah. Harga produk termahal adalah kurang dari USD 1.000,- (diluar training dan implementasi). Kuncinya adalah pelaksanaan setup dan implementasi. Pilihlah perusahaan yang memiliki tenaga yang telah memiliki pengalaman dalam melakukan implementasi MYOB. Lebih banyak perusahaan yang telah diimplementasikannya; tentunya lebih banyak manfaat yang dapat kita peroleh dari pengalaman konsultan tersebut.
8. Jangka waktu implementasi yang relatif cepat. Sepanjang data untuk keperluan implementasi seperti data detail neraca dan rugi laba dapat anda siapkan dengan cepat; maka implementasi MYOB akan dapat diselesaikan dengan cepat pula.
KELEMAHAN MYOB
1. Database MYOB merupakan database yang dikunci, artinya pengguna tidak dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field di MYOB, sehingga customization apabila diperlukan relatif sulit dipenuhi oleh MYOB.
2. MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada feature perpajakan di dalamnya. Pembuatan laporan yang berkaitan dengan perpajakan seperti form pelaporan PPN dan lainnya tidak tersedia di dalam MYOB dan harus dikelola di luar software MYOB.
3. Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi oleh MYOB. Contoh bidang usaha yang memerlukan antara lain adalah persewaan genset yang memerlukan pengelolaan keberadaan lokasi, maintenance, jenis barang dan lainnya.
4. Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola di dalam MYOB.
5. MYOB tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.
